دستیار تسکام یکی از بخش‌های هوشمند پنل تسکام است که برای ساده‌تر کردن دسترسی کاربران به اطلاعات مجموعه طراحی شده است.
در محیط‌های کاری معمولاً پیدا کردن اطلاعاتی مانند:
وضعیت پروژه‌ها
وظایف انجام‌شده یا باقی‌مانده
کارهای هر عضو تیم
تسک‌های عقب‌افتاده
وضعیت کلی فعالیت‌ها
می‌تواند زمان‌بر باشد.
دستیار تسکام با هدف کاهش این زمان طراحی شده است تا کاربر بتواند به‌جای جستجو در بخش‌های مختلف پنل، سؤال خود را مطرح کند و پاسخ موردنیاز را دریافت کند.
این بخش مانند یک همراه هوشمند در کنار مدیران و اعضای تیم قرار می‌گیرد و کمک می‌کند اطلاعات کاری سریع‌تر در دسترس باشند.
ورود به دستیار تسکام
پس از باز کردن بخش دستیار تسکام، یک پنل گفتگو در سمت صفحه نمایش داده می‌شود.
در قسمت بالای این پنل عنوان:
دستیار تسکام
نمایش داده شده است.
در زیر عنوان نیز نام مجموعه فعال کاربر قرار دارد.
در تصویر نمونه عبارت:
مجموعه فعلی
مشاهده می‌شود.
این قسمت نشان می‌دهد که پاسخ‌های دستیار بر اساس اطلاعات همان مجموعه‌ای که کاربر در آن قرار دارد ارائه می‌شوند.
وضعیت دسترسی دستیار
در بالای پنل دستیار، یک پیام مربوط به وضعیت دسترسی نمایش داده می‌شود.
در تصویر عبارت زیر دیده می‌شود:
اولویت پاسخ: مجموعه فعلی - دسترسی: داده‌های مجاز همین مجموعه
این بخش اهمیت زیادی دارد، زیرا مشخص می‌کند دستیار فقط از اطلاعاتی استفاده می‌کند که کاربر اجازه دسترسی به آن‌ها را دارد.
به عبارت دیگر، پاسخ‌های دستیار براساس داده‌های مجاز همان مجموعه تولید می‌شوند.
این ساختار باعث می‌شود اطلاعات سازمانی کنترل‌شده باقی بمانند و کاربران فقط به داده‌هایی دسترسی داشته باشند که برای آن‌ها تعریف شده است.
صفحه گفتگوی دستیار تسکام
بخش اصلی دستیار به شکل یک محیط گفتگو طراحی شده است.
در وسط صفحه یک آیکون ربات نمایش داده شده که نشان‌دهنده حضور دستیار هوشمند است.
در زیر آن سؤال اصلی نمایش داده می‌شود:
چه کاری انجام بدهم؟
این سؤال در واقع نقطه شروع تعامل کاربر با دستیار است.
کاربر می‌تواند درخواست خود را به‌صورت مستقیم وارد کند یا از پیشنهادهای آماده استفاده کند.
پیشنهادهای سریع دستیار تسکام
برای راحتی کاربران، چند گزینه آماده در صفحه اصلی دستیار قرار داده شده است.
این گزینه‌ها شامل موارد زیر هستند:
تسک‌های من رو نشون بده
با انتخاب این گزینه، کاربر می‌تواند فهرست وظایفی که به خودش مربوط است را مشاهده کند.
این قابلیت برای افرادی که در چند پروژه مختلف فعالیت دارند بسیار کاربردی است؛ زیرا به آن‌ها کمک می‌کند بدون ورود جداگانه به هر پروژه، وظایف شخصی خود را بررسی کنند.
کاربردهای این گزینه:
مشاهده کارهای روزانه
بررسی وظایف باز
مرور کارهای محول‌شده
پیگیری مسئولیت‌های شخصی
تسک‌های عقب‌افتاده رو پیدا کن
یکی از مهم‌ترین قابلیت‌های دستیار، پیدا کردن وظایفی است که از موعد انجام آن‌ها گذشته است.
با انتخاب این گزینه، دستیار می‌تواند وظایفی را که نیاز به پیگیری دارند مشخص کند.
این قابلیت برای مدیران تیم اهمیت زیادی دارد؛ زیرا باعث می‌شود کارهای مهمی که به تأخیر افتاده‌اند سریع‌تر شناسایی شوند.
نمونه کاربرد:
پیدا کردن تسک‌های تأخیرخورده پروژه
بررسی علت انجام نشدن کارها
پیگیری مسئول مربوطه
امروز چه کاری انجام دهم؟
این گزینه برای برنامه‌ریزی روزانه طراحی شده است.
با انتخاب آن، کاربر می‌تواند دید بهتری نسبت به فعالیت‌هایی که باید در طول روز انجام دهد پیدا کند.
این قابلیت کمک می‌کند اولویت‌های کاری مشخص شوند و کاربر بداند چه وظایفی نیاز به انجام فوری دارند.
وضعیت پروژه‌ها رو بگو
این گزینه برای دریافت گزارش سریع از وضعیت پروژه‌ها استفاده می‌شود.
کاربر می‌تواند بدون مراجعه به صفحات مختلف پروژه، درباره شرایط کلی پروژه‌ها سؤال کند.
برای مثال:
پروژه‌ها در چه وضعیتی هستند؟
کدام پروژه‌ها نیاز به توجه دارند؟
چه پروژه‌هایی با مشکل مواجه شده‌اند؟
بخش ارسال درخواست به دستیار
در پایین پنل دستیار، یک کادر ورود متن قرار دارد.
در این قسمت عبارت:
از تسکام بپرسید...
نمایش داده شده است.
کاربر می‌تواند سؤال خود را در این بخش تایپ کند.
برای مثال:
وضعیت پروژه فروشگاه چیست؟
وظایف عقب‌افتاده من کدام هستند؟
امروز چه کارهایی دارم؟
چه تسک‌هایی برای تیم طراحی باقی مانده است؟
وضعیت پروژه‌های فعال را نمایش بده
پس از ارسال درخواست، دستیار براساس اطلاعات موجود پاسخ مناسب را ارائه می‌کند.
استفاده از ورودی صوتی
در کنار کادر تایپ، گزینه‌ای برای ورودی صوتی نیز وجود دارد.
این قابلیت باعث می‌شود کاربر بتواند درخواست خود را به‌صورت صوتی بیان کند.
استفاده از ورودی صوتی در شرایطی که کاربر در حال مدیریت جلسه، بررسی سریع وضعیت یا استفاده از موبایل است، می‌تواند سرعت تعامل را افزایش دهد.
کاربردهای دستیار تسکام برای مدیران
دستیار تسکام می‌تواند برای مدیران مجموعه کاربردهای مختلفی داشته باشد.
بررسی سریع وضعیت پروژه‌ها
مدیر می‌تواند بدون بررسی تک‌تک پروژه‌ها، وضعیت کلی آن‌ها را دریافت کند.
برای مثال:
پروژه‌های فعال
پروژه‌های دارای تأخیر
وظایف مهم
مشکلات موجود
را سریع‌تر مشاهده کند.
پیگیری وظایف اعضای تیم
مدیر می‌تواند درباره وضعیت انجام وظایف تیم سؤال کند.
برای مثال:
چه وظایفی انجام نشده‌اند؟
چه کارهایی عقب افتاده‌اند؟
مسئول هر وظیفه چه کسی است؟
این موضوع باعث افزایش کنترل روی روند اجرای کارها می‌شود.
برنامه‌ریزی روزانه
اعضای تیم نیز می‌توانند از دستیار برای اولویت‌بندی کارهای خود استفاده کنند.
به‌جای بررسی چندین صفحه مختلف، می‌توانند از دستیار بخواهند مهم‌ترین فعالیت‌های روز را نمایش دهد.
کاربرد دستیار تسکام برای اعضای تیم
این بخش فقط برای مدیران طراحی نشده است.
اعضای تیم نیز می‌توانند از دستیار برای مدیریت بهتر وظایف خود استفاده کنند.
برخی کاربردهای مهم:
مشاهده تسک‌های شخصی
بررسی موعد انجام کارها
پیدا کردن وظایف فراموش‌شده
دریافت اطلاعات پروژه‌ها
بررسی اولویت فعالیت‌ها
این موضوع کمک می‌کند اعضای تیم تمرکز بیشتری روی کارهای مهم داشته باشند.
ارتباط دستیار با اطلاعات مجموعه
یکی از ویژگی‌های مهم دستیار تسکام این است که پاسخ‌ها براساس اطلاعات موجود در مجموعه ارائه می‌شوند.
این اطلاعات می‌توانند شامل مواردی مانند:
پروژه‌ها
وظایف
اعضای تیم
وضعیت کارها
اولویت‌ها
زمان‌بندی‌ها
باشند.
بنابراین کیفیت پاسخ‌های دستیار به میزان کامل بودن اطلاعات ثبت‌شده در پنل نیز وابسته است.
هرچه پروژه‌ها و وظایف دقیق‌تر ثبت شده باشند، دستیار می‌تواند پاسخ‌های کاربردی‌تری ارائه دهد.
اهمیت سطح دسترسی در دستیار تسکام
در سیستم‌های مدیریت پروژه، کنترل دسترسی اهمیت زیادی دارد.
در دستیار تسکام نیز پاسخ‌ها براساس دسترسی‌های تعریف‌شده کاربر ارائه می‌شوند.
این موضوع باعث می‌شود:
اطلاعات محرمانه پروژه‌ها محافظت شوند.
هر کاربر فقط اطلاعات مجاز خود را مشاهده کند.
مدیریت داده‌های سازمانی کنترل‌شده باشد.
پیام دسترسی موجود در بالای پنل نیز به همین موضوع اشاره دارد.
بهترین روش استفاده از دستیار تسکام
برای دریافت پاسخ‌های بهتر از دستیار، بهتر است درخواست‌ها واضح و مشخص باشند.
به‌جای سؤال‌های کلی مانند:
«وضعیت کارها چطور است؟»
می‌توان پرسید:
«وضعیت پروژه طراحی سایت را بررسی کن.»
یا:
«تسک‌های عقب‌افتاده تیم توسعه را نمایش بده.»
هرچه درخواست دقیق‌تر باشد، نتیجه ارائه‌شده نیز کاربردی‌تر خواهد بود.
نمونه سؤال‌های کاربردی برای دستیار تسکام
برخی سؤال‌هایی که می‌توان از دستیار پرسید:
امروز چه وظایفی دارم؟
تسک‌های عقب‌افتاده من را نمایش بده.
وضعیت پروژه‌های فعال چیست؟
کدام پروژه‌ها نیاز به پیگیری دارند؟
وظایف انجام‌نشده تیم را نشان بده.
آخرین وضعیت یک پروژه مشخص چیست؟
چه کارهایی برای امروز اولویت بالاتری دارند؟
چه وظایفی از موعد گذشته‌اند؟
تفاوت دستیار تسکام با جستجوی معمولی
در جستجوی معمولی، کاربر باید خودش اطلاعات را پیدا کند.
اما در دستیار تسکام، کاربر سؤال خود را مطرح می‌کند و سیستم تلاش می‌کند اطلاعات مرتبط را از داده‌های موجود استخراج کند.
به همین دلیل این بخش بیشتر شبیه یک دستیار مدیریتی عمل می‌کند تا یک ابزار جستجو.
جمع‌بندی
دستیار تسکام یک ابزار هوشمند برای دسترسی سریع‌تر به اطلاعات پروژه‌ها و وظایف در پنل تسکام است.
این بخش به کاربران اجازه می‌دهد بدون جستجو در قسمت‌های مختلف سیستم، سؤال‌های خود را مطرح کنند و اطلاعات موردنیاز را دریافت کنند.
قابلیت‌هایی مانند نمایش تسک‌های شخصی، پیدا کردن وظایف عقب‌افتاده، بررسی وضعیت پروژه‌ها و دریافت پیشنهادهای سریع باعث می‌شود مدیریت فعالیت‌های روزانه ساده‌تر و سریع‌تر انجام شود.
با استفاده صحیح از دستیار تسکام، مدیران می‌توانند کنترل بهتری روی روند پروژه‌ها داشته باشند و اعضای تیم نیز می‌توانند وظایف خود را منظم‌تر مدیریت کنند.