بانک پیشنهادهای تسکام چیست؟
در بسیاری از تیم‌ها، ایده‌ها و پیشنهادهای اعضا در جلسات، پیام‌رسان‌ها یا گفتگوهای روزمره مطرح می‌شوند و بعد از مدتی ممکن است فراموش شوند یا امکان پیگیری آن‌ها وجود نداشته باشد.
بانک پیشنهادهای تسکام برای حل همین مسئله طراحی شده است. اعضای تیم می‌توانند ایده‌ها و پیشنهادهای خود را در یک فضای مشخص ثبت کنند و پیشنهادهایی را که برای آن‌ها ارسال شده است نیز به‌صورت جداگانه مشاهده کنند.
این قابلیت کمک می‌کند پیشنهادهای تیم در یک محیط متمرکز، منظم و قابل پیگیری نگهداری شوند.
در تصویر راهنمای این صفحه، بخش‌های اصلی بانک پیشنهادها با شماره مشخص شده‌اند که در ادامه کاربرد هر قسمت را توضیح می‌دهیم.
۱. ورود به بانک پیشنهادها
برای ورود به این بخش، از منوی سمت راست سامانه تسکام وارد قسمت همکاری شوید و گزینه بانک پیشنهادها را انتخاب کنید.
پس از انتخاب این گزینه، صفحه اصلی بانک پیشنهادها در اختیار شما قرار می‌گیرد.
در این صفحه می‌توانید پیشنهاد جدید ثبت کنید، پیشنهادهای قبلی را ببینید، پیشنهادهای دریافتی را بررسی کنید و با کمک ابزارهای جستجو و فیلتر به اطلاعات موردنظر دسترسی داشته باشید.
۲. عنوان و معرفی بانک پیشنهادها
در بخش بالای صفحه، عنوان بانک پیشنهادها نمایش داده می‌شود.
در کنار این عنوان، عبارت ایده‌ها و بهبودها قرار گرفته است که هدف اصلی این قسمت را مشخص می‌کند.
توضیح صفحه نیز به کاربر نشان می‌دهد که این بخش برای ثبت، مشاهده و مدیریت پیشنهادهای تیم در یک فضای منظم و شفاف در نظر گرفته شده است.
این قسمت به کاربران جدید کمک می‌کند قبل از کار با صفحه، با کاربرد اصلی بانک پیشنهادها آشنا شوند.
۳. ایجاد پیشنهاد جدید
دکمه + پیشنهاد جدید برای ثبت یک ایده یا پیشنهاد تازه در نظر گرفته شده است.
هر زمان که یکی از اعضای تیم ایده‌ای برای بهبود پروژه، محصول، فرآیند یا نحوه همکاری داشته باشد، می‌تواند از طریق این گزینه پیشنهاد خود را ثبت کند.
با کلیک روی این دکمه، فرم مربوط به ایجاد پیشنهاد جدید در اختیار کاربر قرار می‌گیرد.
پیشنهادها می‌توانند موضوعاتی مانند موارد زیر داشته باشند:
بهبود فرآیندهای کاری
پیشنهاد قابلیت جدید برای محصول
بهینه‌سازی نحوه اجرای پروژه
بهبود تجربه مشتری
ایده‌های مربوط به فروش یا بازاریابی
پیشنهادهای داخلی اعضای سازمان
بهبود نحوه همکاری تیم‌ها
ثبت پیشنهادها در تسکام باعث می‌شود ایده‌های ارزشمند اعضای تیم از بین نروند و بتوان آن‌ها را در زمان مناسب بررسی کرد.
۴. پیشنهادها و پیشنهادهای دریافتی
در قسمت بالای محتوای اصلی، دو تب برای مدیریت پیشنهادها وجود دارد.
پیشنهادها
در تب پیشنهادها می‌توانید پیشنهادهایی را که توسط خود شما ثبت شده‌اند مشاهده و مدیریت کنید.
این بخش برای بررسی سابقه پیشنهادهای شخصی و پیگیری ایده‌هایی که قبلاً ارائه کرده‌اید کاربرد دارد.
پیشنهادهای دریافتی
تب پیشنهادهای دریافتی مربوط به پیشنهادهایی است که سایر اعضای تیم برای شما ارسال کرده‌اند.
جدا بودن پیشنهادهای شخصی و دریافتی باعث می‌شود اطلاعات ساده‌تر مدیریت شوند و کاربر سریع‌تر بتواند پیشنهاد موردنظر خود را پیدا کند.
۵. تعداد کل پیشنهادها
کارت کل پیشنهادها تعداد پیشنهادهای موجود در این بخش را نمایش می‌دهد.
این عدد یک نمای سریع از تعداد کل پیشنهادهای ثبت‌شده در اختیار کاربر قرار می‌دهد.
با افزایش فعالیت اعضای تیم، این بخش می‌تواند دید مناسبی از میزان استفاده از بانک پیشنهادها ارائه کند.
برای مدیران نیز تعداد پیشنهادهای ثبت‌شده می‌تواند یکی از شاخص‌های مشارکت اعضای تیم در ارائه ایده‌های جدید باشد.
۶. تعداد مشارکت‌کنندگان
در کنار تعداد پیشنهادها، کارت مشارکت‌کنندگان قرار دارد.
این بخش تعداد افرادی را نمایش می‌دهد که در ثبت یا ارائه پیشنهادها مشارکت داشته‌اند.
برای مثال ممکن است یک تیم تعداد زیادی پیشنهاد داشته باشد اما همه آن‌ها توسط تعداد محدودی از افراد ثبت شده باشند. مشاهده تعداد مشارکت‌کنندگان به مدیر کمک می‌کند میزان مشارکت واقعی اعضای تیم را بهتر ارزیابی کند.
۷. جستجو در پیشنهادها
در قسمت فیلترها، یک کادر جستجو با عبارت جستجو در عنوان یا شرح... وجود دارد.
با استفاده از این قسمت می‌توانید پیشنهاد موردنظر خود را بر اساس عنوان یا توضیحات آن پیدا کنید.
این قابلیت زمانی بسیار کاربردی می‌شود که تعداد پیشنهادهای ثبت‌شده افزایش پیدا کرده باشد.
به‌جای بررسی دستی همه پیشنهادها، کافی است بخشی از عنوان یا توضیحات موردنظر را در کادر جستجو وارد کنید.
۸. فیلتر دسته‌بندی‌ها
گزینه همه دسته‌بندی‌ها برای فیلتر کردن پیشنهادها بر اساس دسته‌بندی آن‌ها در نظر گرفته شده است.
استفاده از دسته‌بندی کمک می‌کند پیشنهادهای مرتبط با یک موضوع در کنار یکدیگر قرار بگیرند.
برای مثال می‌توان پیشنهادها را در دسته‌هایی مانند محصول، بازاریابی، فرآیندهای داخلی، منابع انسانی یا توسعه نرم‌افزار قرار داد.
با استفاده از این فیلتر، کاربر می‌تواند فقط پیشنهادهای مربوط به یک حوزه مشخص را مشاهده کند.
۹. فیلتر واکنش‌ها
گزینه همه واکنش‌ها امکان فیلتر کردن پیشنهادها بر اساس واکنش‌های ثبت‌شده را فراهم می‌کند.
واکنش اعضای تیم به یک پیشنهاد می‌تواند به درک میزان استقبال از آن ایده کمک کند.
به همین دلیل، استفاده از این فیلتر می‌تواند برای بررسی سریع‌تر پیشنهادهای مورد توجه اعضای تیم مفید باشد.
ترکیب این گزینه با دسته‌بندی و جستجو باعث می‌شود مدیریت تعداد زیادی پیشنهاد نیز ساده باقی بماند.
۱۰. فهرست پیشنهادها و وضعیت خالی
قسمت اصلی پایین صفحه برای نمایش پیشنهادهای ثبت‌شده در نظر گرفته شده است.
زمانی که پیشنهادهایی در سیستم وجود داشته باشند، اطلاعات آن‌ها در این قسمت نمایش داده می‌شود.
اگر هنوز پیشنهادی ثبت نشده باشد، تسکام پیام:
«هنوز پیشنهادی ثبت نشده»
را نمایش می‌دهد.
در زیر این پیام نیز عبارت:
«اولین پیشنهاد خود را ثبت کنید»
قرار گرفته است و دکمه + پیشنهاد جدید در اختیار کاربر قرار دارد.
به این ترتیب، کاربر متوجه می‌شود که صفحه بدون خطا در حال نمایش است و تنها هنوز پیشنهادی در سیستم ثبت نشده است.
بانک پیشنهادها چه کمکی به تیم‌ها می‌کند؟
هدف اصلی بانک پیشنهادها فقط ذخیره کردن ایده‌ها نیست؛ این بخش می‌تواند به ایجاد فرهنگ مشارکت در سازمان نیز کمک کند.
زمانی که اعضای تیم بدانند پیشنهادهای آن‌ها در یک سیستم مشخص ثبت و قابل پیگیری است، انگیزه بیشتری برای ارائه ایده‌های جدید خواهند داشت.
مدیران نیز به‌جای دریافت پیشنهادها از کانال‌های مختلف، می‌توانند تمام ایده‌ها را از یک بخش مشخص بررسی کنند.
این موضوع در تیم‌های بزرگ یا سازمان‌هایی که چندین پروژه هم‌زمان دارند اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.
چه پیشنهادهایی را می‌توان در تسکام ثبت کرد؟
بانک پیشنهادهای تسکام می‌تواند برای طیف گسترده‌ای از ایده‌ها مورد استفاده قرار گیرد.
برای مثال یک عضو تیم توسعه می‌تواند پیشنهاد اضافه شدن یک قابلیت جدید به محصول را ثبت کند.
عضو تیم فروش ممکن است پیشنهادی برای بهبود فرآیند پیگیری مشتریان ارائه دهد.
تیم منابع انسانی می‌تواند ایده‌ای برای بهبود فرآیندهای داخلی مطرح کند و اعضای تیم پروژه نیز می‌توانند پیشنهادهایی درباره نحوه اجرای بهتر فعالیت‌ها ثبت کنند.
به این ترتیب، بانک پیشنهادها به یک فضای مشترک برای ثبت دانش و ایده‌های اعضای سازمان تبدیل می‌شود.
مزایای استفاده از بانک پیشنهادهای تسکام
یکی از مهم‌ترین مزایای این بخش، جلوگیری از پراکندگی ایده‌ها است.
به‌جای اینکه پیشنهادها در پیام‌های مختلف، جلسات یا فایل‌های جداگانه باقی بمانند، همه آن‌ها در یک سیستم مشخص ثبت می‌شوند.
همچنین قابلیت‌هایی مانند جستجو، دسته‌بندی و واکنش‌ها باعث می‌شوند حتی با افزایش تعداد پیشنهادها، مدیریت آن‌ها ساده باقی بماند.
مشاهده تعداد کل پیشنهادها و مشارکت‌کنندگان نیز می‌تواند دید مناسبی درباره میزان مشارکت اعضای تیم ایجاد کند.
جمع‌بندی
بانک پیشنهادهای تسکام فضایی برای ثبت، مشاهده و مدیریت ایده‌ها و پیشنهادهای اعضای تیم فراهم می‌کند.
در این بخش می‌توانید پیشنهاد جدید ثبت کنید، پیشنهادهای شخصی و دریافتی را جداگانه مشاهده کنید، تعداد پیشنهادها و مشارکت‌کنندگان را ببینید و با استفاده از جستجو، دسته‌بندی و فیلتر واکنش‌ها سریع‌تر به پیشنهاد موردنظر دسترسی پیدا کنید.
استفاده مستمر از بانک پیشنهادها می‌تواند به افزایش مشارکت اعضای تیم، جلوگیری از فراموش شدن ایده‌های ارزشمند و ایجاد یک فرآیند شفاف‌تر برای مدیریت پیشنهادهای سازمانی در تسکام کمک کند.