راهنمای کامل داشبورد تسکام؛ آشنایی با بخش‌های صفحه اصلی
داشبورد تسکام اولین صفحه‌ای است که پس از ورود به سامانه مدیریت پروژه تسکام مشاهده می‌کنید. این صفحه به‌گونه‌ای طراحی شده است که مهم‌ترین اطلاعات مربوط به پروژه‌ها، وظایف و فعالیت‌های روزانه را در یک نگاه در اختیار کاربر قرار دهد.
به جای مراجعه جداگانه به صفحات مختلف، می‌توانید از طریق داشبورد وضعیت پروژه‌های فعال، وظایف در انتظار، کارهای عقب‌افتاده، فعالیت‌های اخیر و میزان پیشرفت پروژه‌ها را بررسی کنید.
در تصویر راهنمای داشبورد تسکام، بخش‌های اصلی با اعداد ۱ تا ۸ مشخص شده‌اند. در ادامه کاربرد هر قسمت را به‌صورت کامل بررسی می‌کنیم.
۱. کارت‌های وضعیت کلی
در بالاترین قسمت محتوای داشبورد، چهار کارت آماری قرار گرفته‌اند که خلاصه‌ای از وضعیت فعلی پروژه‌ها و وظایف را نمایش می‌دهند.
این کارت‌ها به شما کمک می‌کنند بدون ورود به صفحات دیگر، در چند ثانیه وضعیت کلی کارها را بررسی کنید.
پروژه‌های فعال
کارت پروژه‌های فعال تعداد پروژه‌هایی را نمایش می‌دهد که در حال حاضر در وضعیت فعال قرار دارند.
در تصویر نمونه، مقدار این قسمت ۰ است؛ یعنی در زمان ثبت تصویر پروژه فعالی برای کاربر نمایش داده نشده است.
این عدد با ایجاد یا فعال شدن پروژه‌ها تغییر می‌کند و به مدیر یا اعضای تیم کمک می‌کند تعداد پروژه‌های در حال اجرا را سریع مشاهده کنند.
تکمیل شده امروز
کارت تکمیل شده امروز تعداد کارها یا وظایفی را نشان می‌دهد که در همان روز تکمیل شده‌اند.
در تصویر، مقدار این بخش ۰ است.
این شاخص برای بررسی عملکرد روزانه کاربرد دارد و مشخص می‌کند چه تعداد از وظایف در طول روز به پایان رسیده‌اند.
وظایف در انتظار
کارت وظایف در انتظار تعداد وظایفی را نمایش می‌دهد که هنوز تکمیل نشده‌اند و نیاز به پیگیری دارند.
در تصویر نمونه، عدد ۴ برای این قسمت ثبت شده است.
با مشاهده این عدد، کاربر می‌تواند قبل از بررسی جزئیات بداند چه تعداد کار باز در سامانه دارد.
پیشرفت کلی پروژه‌ها
کارت پیشرفت کلی پروژه‌ها درصد کلی پیشرفت پروژه‌های موجود را نشان می‌دهد.
در تصویر نمونه، مقدار پیشرفت ۰٪ است.
این بخش برای مدیران پروژه اهمیت زیادی دارد، زیرا یک نمای سریع از میزان پیشرفت کلی فعالیت‌ها ارائه می‌دهد.
۲. فعالیت‌های اخیر
بخش شماره ۲ با عنوان فعالیت‌های اخیر، آخرین تغییراتی را که در سامانه انجام شده‌اند نمایش می‌دهد.
در این قسمت می‌توانید مشاهده کنید چه فعالیتی، توسط چه کاربری و در چه زمانی انجام شده است.
برای مثال در تصویر نمونه، فعالیت‌هایی مانند موارد زیر دیده می‌شوند:
به‌روزرسانی وظیفه «ثبت گزارش و پیگیری جلسات»
به‌روزرسانی وظیفه «ساخت اولین پروژه واقعی»
به‌روزرسانی وظیفه «دعوت اعضای تیم»
به‌روزرسانی وظیفه «تکمیل اطلاعات مجموعه»
ایجاد پروژه «به تسکام خوش آمدید»
در کنار هر فعالیت، اطلاعاتی درباره کاربر انجام‌دهنده و زمان ثبت تغییر نیز نمایش داده می‌شود.
فعالیت‌های اخیر چه کاربردی دارد؟
این بخش باعث می‌شود مدیر یا اعضای تیم بدون مراجعه به تک‌تک پروژه‌ها متوجه شوند اخیراً چه تغییراتی در سامانه اتفاق افتاده است.
برای تیم‌هایی که چند کاربر هم‌زمان روی پروژه‌ها فعالیت می‌کنند، این قسمت می‌تواند دید مناسبی از جریان فعالیت‌های مجموعه فراهم کند.
۳. وظایف عقب‌افتاده
بخش شماره ۳ مربوط به وظایف عقب‌افتاده است.
وظیفه عقب‌افتاده به کاری گفته می‌شود که تاریخ تعیین‌شده برای انجام آن گذشته اما هنوز تکمیل نشده است.
در تصویر، تعداد وظایف عقب‌افتاده ۴ مورد است.
برای هر وظیفه اطلاعاتی مانند عنوان کار، تاریخ و پروژه مرتبط نمایش داده می‌شود.
در نمونه موجود، وظایفی مانند موارد زیر در این قسمت قرار گرفته‌اند:
تکمیل اطلاعات مجموعه
دعوت اعضای تیم
ساخت اولین پروژه واقعی
ثبت گزارش و پیگیری جلسات
اهمیت بررسی وظایف عقب‌افتاده
یکی از مهم‌ترین کارهایی که هنگام ورود به داشبورد تسکام باید انجام دهید، بررسی این قسمت است.
اگر تعداد وظایف عقب‌افتاده افزایش پیدا کند، ممکن است پروژه از برنامه زمانی خود فاصله گرفته باشد. به همین دلیل توصیه می‌شود این کارها در اولویت بررسی قرار گیرند.
رنگ متفاوت این بخش نیز باعث می‌شود وظایف دارای تأخیر سریع‌تر توجه کاربر را جلب کنند.
۴. وظایف فوری
بخش شماره ۴ مربوط به وظایف فوری است.
کارهایی که نیاز به رسیدگی سریع‌تری دارند، در این قسمت نمایش داده می‌شوند.
در تصویر نمونه، عبارت وظایف فوری (۰) نمایش داده شده و در داخل بخش نیز پیام:
«وظیفه فوری وجود ندارد»
قابل مشاهده است.
اگر وظیفه‌ای با اولویت فوری در سامانه ثبت شود، کاربر می‌تواند از طریق این بخش سریعاً متوجه آن شود.
تفاوت وظیفه فوری با وظیفه عقب‌افتاده
وظیفه عقب‌افتاده کاری است که موعد انجام آن گذشته است؛ اما وظیفه فوری کاری است که به دلیل سطح اهمیت یا اولویت خود نیاز به رسیدگی سریع دارد.
بنابراین ممکن است یک وظیفه هنوز از زمان مقرر عبور نکرده باشد اما به دلیل اهمیت بالا در گروه وظایف فوری قرار گیرد.
۵. پیشرفت پروژه‌ها
بخش شماره ۵ با عنوان پیشرفت پروژه‌ها برای مشاهده سریع وضعیت اجرای پروژه‌ها در نظر گرفته شده است.
در تصویر نمونه، پروژه‌ای با عنوان:
«به تسکام خوش آمدید»
نمایش داده می‌شود که میزان پیشرفت آن ۰٪ است.
در پایین این قسمت گزینه «نمایش جزئیات بیشتر» قرار دارد که برای مشاهده اطلاعات کامل‌تر پروژه‌ها قابل استفاده است.
کاربرد بخش پیشرفت پروژه‌ها
این بخش برای مدیران و اعضای تیم امکان بررسی سریع روند پروژه‌ها را فراهم می‌کند.
به جای اینکه برای مشاهده وضعیت هر پروژه وارد صفحه پروژه‌ها شوید، می‌توانید ابتدا از طریق داشبورد یک دید کلی از میزان پیشرفت داشته باشید و در صورت نیاز وارد جزئیات شوید.
۶. وظایف امروز
بخش شماره ۶ به وظایف امروز اختصاص دارد.
تمام کارهایی که برای تاریخ جاری برنامه‌ریزی شده‌اند، در این قسمت نمایش داده می‌شوند.
در تصویر نمونه، عنوان:
وظایف امروز (۰)
نمایش داده شده است؛ یعنی در زمان ثبت تصویر، وظیفه‌ای برای همان روز وجود نداشته است.
چرا وظایف امروز مهم است؟
این قسمت می‌تواند به‌عنوان نقطه شروع برنامه کاری روزانه مورد استفاده قرار گیرد.
کاربر پس از ورود به تسکام می‌تواند ابتدا وظایف مربوط به امروز را بررسی کرده و فعالیت‌های خود را بر اساس آن‌ها برنامه‌ریزی کند.
۷. منوی اصلی سامانه تسکام
بخش شماره ۷، منوی اصلی سمت راست صفحه است.
تقریباً تمام قسمت‌های مهم سامانه از طریق این منو در دسترس هستند.
منوی تسکام در چند گروه اصلی دسته‌بندی شده است.
بخش اصلی
در این قسمت گزینه‌های زیر وجود دارند:
داشبورد:
نمای کلی وضعیت پروژه‌ها، وظایف و فعالیت‌های سامانه.
تقویم:
برای مشاهده فعالیت‌ها و برنامه‌های زمان‌بندی‌شده در قالب تقویم.
پروژه‌ها:
برای ایجاد، مشاهده و مدیریت پروژه‌های مجموعه.
وظایف:
برای مشاهده، ایجاد و مدیریت وظایف کاربران و پروژه‌ها.
اتوماسیون:
برای دسترسی به قابلیت‌های مربوط به خودکارسازی فرایندها. در تصویر، این قابلیت با برچسب «آزمایشی» مشخص شده است.
بخش همکاری
در قسمت همکاری امکانات مرتبط با فعالیت‌های تیمی قرار دارند.
جلسات:
برای مدیریت و پیگیری جلسات مجموعه.
بانک پیشنهادها:
برای ثبت و مدیریت پیشنهادهای کاربران یا اعضای مجموعه.
گزارشات:
برای دسترسی به گزارش‌های مربوط به فعالیت‌ها و عملکرد سامانه.
بخش مدیریت
این قسمت امکانات مدیریتی بیشتری را در اختیار کاربران دارای سطح دسترسی مناسب قرار می‌دهد.
کاربران:
برای مدیریت اعضا و کاربران سامانه.
تحلیل پیشرفته:
برای مشاهده اطلاعات و تحلیل‌های تکمیلی. در تصویر، این بخش با برچسب «جدید» مشخص شده است.
بخش پیشرفته
این قسمت شامل امکانات مرتبط با حساب و اشتراک سامانه است.
اشتراک:
برای مشاهده یا مدیریت وضعیت اشتراک.
تاریخچه پرداخت:
برای بررسی سوابق پرداخت‌های انجام‌شده.
بخش پشتیبانی
در این قسمت گزینه تیکت قرار گرفته است.
از بخش تیکت می‌توان برای ارسال درخواست، مطرح کردن مشکلات و ارتباط با واحد پشتیبانی استفاده کرد.
۸. اطلاعات حساب کاربری و خروج از سیستم
بخش شماره ۸ در پایین منوی سمت راست قرار دارد و اطلاعات حساب کاربری فعلی را نمایش می‌دهد.
در تصویر نمونه اطلاعات زیر قابل مشاهده است:
نام کاربر
نام سامانه یا مجموعه
سطح دسترسی کاربر
گزینه خروج از سیستم
در این نمونه، سطح دسترسی کاربر مدیر کل است.
سطح دسترسی می‌تواند مشخص کند هر کاربر اجازه مشاهده یا مدیریت چه قسمت‌هایی از سامانه را دارد؛ بنابراین ممکن است منوی بعضی کاربران با مدیران متفاوت باشد.
در پایین همین قسمت نیز گزینه خروج از سیستم قرار گرفته است.
در صورتی که از رایانه مشترک استفاده می‌کنید، توصیه می‌شود پس از پایان کار حتماً از این گزینه برای خروج از حساب استفاده کنید.
بهترین روش استفاده روزانه از داشبورد تسکام
برای اینکه بتوانید بهترین استفاده را از داشبورد داشته باشید، پیشنهاد می‌شود در ابتدای روز کاری اطلاعات آن را با ترتیب مشخصی بررسی کنید.
ابتدا کارت‌های وضعیت کلی را مشاهده کنید تا بدانید چند پروژه فعال و چند وظیفه در انتظار دارید. سپس وظایف عقب‌افتاده و فوری را بررسی کنید.
در مرحله بعد به وظایف امروز مراجعه کرده و برنامه کاری روزانه خود را مشخص کنید. پس از آن می‌توانید فعالیت‌های اخیر را بررسی کنید تا از آخرین تغییرات انجام‌شده توسط اعضای تیم مطلع شوید.
در نهایت، بخش پیشرفت پروژه‌ها به شما کمک می‌کند وضعیت کلی اجرای پروژه‌ها را کنترل کنید.
یک روند پیشنهادی برای بررسی داشبورد به این صورت است:
بررسی کارت‌های وضعیت کلی
بررسی وظایف عقب‌افتاده
بررسی وظایف فوری
مشاهده وظایف امروز
بررسی فعالیت‌های اخیر
مشاهده وضعیت پیشرفت پروژه‌ها
ورود به پروژه یا وظیفه موردنظر از طریق منوی اصلی
داشبورد تسکام چه کمکی به مدیریت پروژه می‌کند؟
یکی از چالش‌های مدیریت پروژه، پراکندگی اطلاعات است. اگر برای مشاهده هر نوع اطلاعات مجبور باشید وارد صفحه جداگانه‌ای شوید، بررسی روزانه وضعیت پروژه‌ها زمان بیشتری خواهد گرفت.
داشبورد تسکام اطلاعات مهم را در یک صفحه جمع‌آوری می‌کند و باعث می‌شود بتوانید سریع‌تر به سؤالات مهم پاسخ دهید؛ برای مثال:
چند پروژه فعال داریم؟
چند وظیفه هنوز انجام نشده است؟
آیا کار عقب‌افتاده‌ای داریم؟
امروز چه وظایفی باید انجام شوند؟
آخرین تغییرات سامانه چه بوده است؟
پروژه‌ها چه میزان پیشرفت داشته‌اند؟
به این ترتیب داشبورد نقش یک مرکز کنترل برای مدیریت فعالیت‌های روزانه را ایفا می‌کند.
