پس از انتخاب گزینه آماده‌سازی جلسه جدید در صفحه اصلی تسکام نگار، وارد صفحه‌ای می‌شوید که اطلاعات اولیه جلسه در آن تعیین می‌شوند.
این صفحه یکی از مهم‌ترین بخش‌های تسکام نگار محسوب می‌شود؛ زیرا ساختار اصلی جلسه پیش از شروع در همین قسمت مشخص خواهد شد.
در این صفحه باید موضوع جلسه، هدف، پروژه مرتبط و افراد حاضر را مشخص کنید و پس از تأیید رضایت شرکت‌کنندگان وارد مرحله آماده‌سازی جلسه شوید.
در بالای صفحه نیز پیامی نمایش داده شده است که مفهوم اصلی فرآیند را به‌خوبی توضیح می‌دهد:
موضوع، افراد و رضایت؛ باقی کارها را نگار انجام می‌دهد.
موضوع و هدف جلسه
اولین بخش صفحه با عنوان موضوع و هدف جلسه نمایش داده می‌شود.
در این قسمت اطلاعات پایه‌ای جلسه تعیین خواهد شد.
این اطلاعات کمک می‌کنند جلسه از همان ابتدا چارچوب مشخصی داشته باشد.
عنوان جلسه
اولین فیلد مربوط به عنوان جلسه است.
در این کادر باید نامی برای جلسه انتخاب کنید که موضوع آن را تا حد امکان واضح مشخص کند.
برای مثال در تصویر عنوان:
جلسه برنامه‌ریزی و هم‌راستاسازی تیم
وارد شده است.
بهتر است عنوان جلسه کوتاه اما دقیق باشد.
برای مثال:
جلسه بررسی پروژه سایت، جلسه برنامه‌ریزی هفتگی تیم، جلسه بررسی عملکرد فروش، جلسه هماهنگی تیم طراحی یا جلسه رفع موانع پروژه.
انتخاب عنوان مناسب باعث می‌شود بعداً نیز بتوان جلسات مختلف را راحت‌تر تشخیص داد.
پروژه مرتبط
در کنار عنوان جلسه، قسمت پروژه مرتبط (اختیاری) قرار دارد.
اگر جلسه درباره یک پروژه مشخص برگزار می‌شود، می‌توانید پروژه مربوطه را از این قسمت انتخاب کنید.
در تصویر نمونه گزینه:
بدون پروژه مشخص
نمایش داده شده است.
این گزینه زمانی کاربرد دارد که جلسه ارتباط مستقیمی با یکی از پروژه‌های ثبت‌شده نداشته باشد.
اما اگر جلسه مربوط به یک پروژه خاص است، بهتر است همان پروژه انتخاب شود.
این کار می‌تواند به نگار کمک کند پیشنهادهای مرتبط‌تری براساس وضعیت پروژه و وظایف آن ارائه کند.
هدف و خروجی مورد انتظار
قسمت بعدی با عنوان هدف و خروجی مورد انتظار نمایش داده می‌شود.
در این قسمت باید مشخص کنید که هدف اصلی جلسه چیست و در پایان جلسه انتظار دارید چه نتیجه‌ای حاصل شود.
در تصویر نمونه عبارت:
مرور وضعیت، موانع و تعیین اقدام‌های بعدی
وارد شده است.
این مدل نوشتن هدف جلسه مناسب است، زیرا نتیجه‌ای که از جلسه انتظار می‌رود مشخص شده است.
برای مثال می‌توانید بنویسید:
بررسی پیشرفت پروژه و تعیین کارهای هفته آینده.
بررسی مشکلات پروژه و مشخص کردن مسئول رفع هر مشکل.
نهایی‌سازی برنامه اجرایی.
بررسی عملکرد اعضای تیم و مشخص کردن اقدامات بعدی.
تصمیم‌گیری درباره تغییرات موردنیاز پروژه.
هرچه هدف جلسه دقیق‌تر باشد، تمرکز شرکت‌کنندگان نیز بیشتر خواهد شد.
پیشنهاد مشاور جلسه
پس از بخش اطلاعات جلسه، کادری با عنوان پیشنهاد مشاور جلسه مشاهده می‌شود.
این بخش یکی از قسمت‌های هوشمند تسکام نگار است.
براساس توضیح موجود در صفحه، پیشنهادهای این قسمت از وضعیت پروژه‌ها و وظایف همان مجموعه ساخته می‌شوند.
یعنی اگر اطلاعات مربوط به پروژه‌ها و کارها در تسکام وجود داشته باشد، نگار می‌تواند موضوعاتی را برای بررسی در جلسه پیشنهاد کند.
برای مثال در تصویر پیشنهادی درباره بررسی وظایف عقب‌مانده ارائه شده است.
در این پیشنهاد اشاره شده که برای تأخیرها بهتر است مسئول اقدام و موعد اصلاح مشخص شود.
این نوع پیشنهادها می‌توانند کمک کنند جلسه فقط به گزارش وضعیت محدود نشود و درباره اقدامات بعدی نیز تصمیم‌گیری شود.
شرکت‌کنندگان
قسمت بعدی صفحه مربوط به شرکت‌کنندگان است.
در این بخش افرادی که قرار است در جلسه حضور داشته باشند مشخص می‌شوند.
در بالای بخش شرکت‌کنندگان، افراد حاضر نمایش داده می‌شوند.
اطلاعاتی مانند نام فرد و جایگاه او در مجموعه نیز می‌تواند در این قسمت دیده شود.
در صورت نیاز نیز می‌توان افراد انتخاب‌شده را از جلسه حذف کرد.
تعداد شرکت‌کنندگان
در کنار عنوان شرکت‌کنندگان، تعداد افراد اضافه‌شده نیز نمایش داده می‌شود.
در تصویر نمونه عبارت:
۱ از ۱۰
مشاهده می‌شود.
این قسمت به کاربر نشان می‌دهد در حال حاضر چند نفر به جلسه اضافه شده‌اند.
انتخاب از اعضای مجموعه
یکی از روش‌های اضافه کردن افراد، قسمت انتخاب از اعضای مجموعه است.
در این بخش می‌توانید بین اعضای ثبت‌شده مجموعه جستجو کرده و فرد موردنظر را به جلسه اضافه کنید.
داخل کادر جستجو عبارت:
جست‌وجوی نام، پست یا واحد
نمایش داده شده است.
بنابراین می‌توانید افراد را براساس اطلاعات مختلف پیدا کنید.
برای مثال می‌توان نام شخص، سمت سازمانی یا واحد او را جستجو کرد.
این قسمت بیشتر برای جلسات داخلی مجموعه کاربرد دارد.
افزودن مهمان دستی
در کنار انتخاب اعضای مجموعه، بخش افزودن مهمان دستی قرار دارد.
این قابلیت زمانی استفاده می‌شود که فرد موردنظر عضو مجموعه تسکام نباشد.
برای مثال ممکن است جلسه با مشتری، مشاور، پیمانکار یا فردی خارج از شرکت برگزار شود.
در چنین شرایطی می‌توان اطلاعات فرد را به‌صورت دستی ثبت کرد.
نام و نام خانوادگی مهمان
اولین فیلد در قسمت افزودن مهمان مربوط به نام و نام خانوادگی مهمان است.
نام فرد را در این قسمت وارد کنید تا در فهرست شرکت‌کنندگان جلسه نمایش داده شود.
بهتر است نام مهمان به‌صورت کامل وارد شود تا در جلسات چندنفره تشخیص افراد آسان‌تر باشد.
سمت یا نقش مهمان
فیلد بعدی سمت یا نقش (اختیاری) است.
در این قسمت می‌توانید نقش فرد در جلسه یا جایگاه سازمانی او را بنویسید.
برای مثال:
مشتری، مشاور پروژه، مدیر پروژه، نماینده شرکت، پیمانکار، کارشناس فروش یا طراح.
وارد کردن این قسمت اختیاری است، اما می‌تواند شناخت بهتری از شرکت‌کنندگان جلسه ایجاد کند.
افزودن مهمان
پس از وارد کردن اطلاعات، گزینه افزودن مهمان را انتخاب کنید.
پس از این کار، فرد موردنظر به فهرست شرکت‌کنندگان جلسه اضافه خواهد شد.
به این ترتیب برای حضور در جلسه تسکام نگار الزامی وجود ندارد که تمام افراد عضو مجموعه باشند.
تأیید و ورود به استودیو
آخرین بخش صفحه با عنوان تأیید و ورود به استودیو نمایش داده شده است.
قبل از ورود به مرحله بعد باید موضوع رضایت افراد حاضر مشخص شود.
در این قسمت یک گزینه تأیید وجود دارد که با فعال کردن آن اعلام می‌کنید:
رضایت همه افراد حاضر برای ضبط، تبدیل گفتار و تولید صورت‌جلسه دریافت شده است.
این گزینه یکی از بخش‌های مهم تسکام نگار است.
با توجه به اینکه قابلیت‌های جلسه می‌توانند شامل پردازش صوت و محتوای جلسه باشند، دریافت رضایت افراد قبل از ادامه فرآیند اهمیت دارد.
بنابراین این گزینه باید زمانی فعال شود که شرکت‌کنندگان نسبت به این موضوع اطلاع داشته و رضایت خود را اعلام کرده باشند.
ورود به آماده‌سازی و تست میکروفون
در پایین صفحه دکمه:
ورود به آماده‌سازی و تست میکروفون
قرار دارد.
پس از تکمیل اطلاعات جلسه، انتخاب شرکت‌کنندگان و ثبت تأیید رضایت، می‌توان از این گزینه برای ادامه فرآیند استفاده کرد.
در مرحله بعد کاربر وارد محیط آماده‌سازی جلسه خواهد شد و می‌تواند وضعیت میکروفون را پیش از شروع جلسه بررسی کند.
تست میکروفون کمک می‌کند مشکلات احتمالی مربوط به ورودی صدا پیش از شروع رسمی جلسه شناسایی شوند.
بهتر است قبل از ادامه چه مواردی را بررسی کنیم؟
قبل از انتخاب گزینه ورود به آماده‌سازی و تست میکروفون، بهتر است چند مورد را بررسی کنید.
عنوان جلسه باید مشخص و مرتبط با موضوع باشد.
اگر جلسه مربوط به پروژه خاصی است، پروژه مربوطه انتخاب شده باشد.
هدف و خروجی مورد انتظار به‌صورت روشن نوشته شده باشد.
پیشنهادهای مشاور جلسه بررسی شده باشند.
تمام افراد حاضر به فهرست شرکت‌کنندگان اضافه شده باشند.
مهمانان خارج از مجموعه نیز در صورت وجود ثبت شده باشند.
رضایت افراد برای قابلیت‌های اعلام‌شده دریافت شده باشد.
با بررسی این موارد، جلسه با آمادگی بیشتری آغاز خواهد شد.
اهمیت تعیین هدف جلسه
یکی از مهم‌ترین قسمت‌های این صفحه، نوشتن هدف و خروجی مورد انتظار است.
جلسه‌ای که هدف مشخصی نداشته باشد ممکن است به گفتگوهای پراکنده تبدیل شود و در پایان نیز تصمیم مشخصی گرفته نشود.
به همین دلیل بهتر است خروجی جلسه پیش از شروع مشخص باشد.
برای مثال به‌جای نوشتن:
بررسی پروژه
بهتر است بنویسید:
بررسی وضعیت پروژه، شناسایی موانع و تعیین مسئول اقدامات هفته آینده.
این مدل تعریف هدف باعث می‌شود جلسه جهت مشخص‌تری داشته باشد.
اهمیت انتخاب پروژه مرتبط
اگر جلسه درباره یکی از پروژه‌های موجود در تسکام برگزار می‌شود، انتخاب پروژه مرتبط می‌تواند اهمیت زیادی داشته باشد.
با این کار جلسه در ارتباط با همان پروژه تعریف می‌شود و پیشنهادهای هوشمند نگار نیز می‌توانند با اطلاعات مرتبط با آن پروژه هماهنگ‌تر باشند.
در جلسات مربوط به بررسی پیشرفت پروژه، رفع مشکلات، برنامه‌ریزی وظایف و هماهنگی اعضای تیم بهتر است این گزینه مورد توجه قرار گیرد.
جمع‌بندی
بخش آماده‌سازی جلسه جدید در تسکام نگار برای مشخص کردن اطلاعات اولیه جلسه پیش از ورود به استودیو طراحی شده است.
در این صفحه ابتدا عنوان، پروژه مرتبط و هدف جلسه تعیین می‌شوند. پس از آن می‌توان پیشنهادهای مشاور جلسه را بررسی کرد و اعضای مجموعه یا مهمانان خارج از سازمان را به جلسه اضافه کرد.
در پایان نیز پس از دریافت و تأیید رضایت شرکت‌کنندگان، گزینه ورود به آماده‌سازی و تست میکروفون در دسترس قرار می‌گیرد.
تکمیل صحیح این اطلاعات کمک می‌کند جلسه پیش از شروع، موضوع، هدف و شرکت‌کنندگان مشخصی داشته باشد و فرآیند برگزاری آن ساختارمندتر انجام شود.