تسکام نگار یکی از ابزارهای هوشمند پنل تسکام است که برای آماده‌سازی، مدیریت و ساختاردهی بهتر جلسات سازمانی طراحی شده است.
در این بخش کاربران می‌توانند پیش از شروع جلسه، اطلاعات موردنیاز را آماده کنند، اعضای مجموعه یا مهمانان خارج از سازمان را مشخص کنند و با استفاده از پیشنهادهای نگار، جلسه‌ای منظم‌تر و هدفمندتر داشته باشند.
پس از ورود به بخش تسکام نگار، ابتدا صفحه اصلی این ابزار نمایش داده می‌شود. این صفحه در واقع معرفی کوتاهی از قابلیت‌های نگار است و از همین قسمت می‌توان فرآیند آماده‌سازی یک جلسه جدید را آغاز کرد.
معرفی تسکام نگار
در قسمت بالای صفحه یک کادر بزرگ با پس‌زمینه بنفش نمایش داده شده است.
در این کادر عنوان:
تسکام نگار
قرار دارد و در بخش بالاتر نیز عبارت:
جلسه‌نگار و مشاور هوشمند فارسی
دیده می‌شود.
این عنوان نشان می‌دهد که تسکام نگار تنها برای ثبت یا ایجاد جلسه طراحی نشده است، بلکه به‌عنوان یک ابزار هوشمند برای آماده‌سازی بهتر جلسات نیز عمل می‌کند.
در توضیح این بخش اشاره شده است که کاربران می‌توانند جلسه خود را در چند قدم ساده آماده کنند، اعضای مجموعه یا مهمانان را به آن اضافه کنند و از پیشنهادهای متناسب با شرایط واقعی مجموعه استفاده کنند.
دکمه آماده‌سازی جلسه جدید
مهم‌ترین گزینه در صفحه اصلی تسکام نگار دکمه:
آماده‌سازی جلسه جدید
است.
اگر قصد دارید یک جلسه جدید ایجاد کنید، فرآیند کار از این گزینه آغاز می‌شود.
با انتخاب این دکمه وارد صفحه‌ای خواهید شد که در آن اطلاعات جلسه مانند عنوان، هدف، پروژه مرتبط و شرکت‌کنندگان مشخص می‌شوند.
پس از تکمیل این اطلاعات نیز می‌توان برای ورود به محیط جلسه و تست میکروفون اقدام کرد.
اعضای منعطف
یکی از قابلیت‌های معرفی‌شده در صفحه اصلی، بخش اعضای منعطف است.
در بسیاری از جلسات کاری ممکن است تمام شرکت‌کنندگان عضو مجموعه نباشند. برای مثال ممکن است جلسه‌ای با مشتری، مشاور، پیمانکار یا نماینده یک شرکت دیگر برگزار شود.
تسکام نگار این محدودیت را برطرف کرده و امکان حضور افراد مختلف در جلسه را فراهم می‌کند.
به همین دلیل هنگام آماده‌سازی جلسه می‌توانید از دو گروه استفاده کنید:
اعضای مجموعه
این افراد از قبل در مجموعه شما حضور دارند و اطلاعات آن‌ها در تسکام ثبت شده است.
مهمانان خارج از مجموعه
این افراد لزوماً عضو مجموعه نیستند و می‌توان اطلاعات آن‌ها را به‌صورت دستی وارد کرد.
این قابلیت باعث می‌شود بتوان از تسکام نگار هم برای جلسات داخلی سازمان و هم جلسات مشترک با افراد خارج از مجموعه استفاده کرد.
مشاور جلسه
یکی دیگر از قابلیت‌های مهم صفحه اصلی، مشاور جلسه است.
براساس توضیح موجود در تسکام نگار، این بخش می‌تواند براساس شرایط واقعی مجموعه، پیشنهادهایی برای جلسه ارائه کند.
این پیشنهادها می‌توانند با اطلاعاتی مانند پروژه‌ها، وظایف، موانع و وضعیت اجرای کارها ارتباط داشته باشند.
برای مثال ممکن است در یکی از پروژه‌های مجموعه وظیفه‌ای با تأخیر مواجه شده باشد یا کاری نیاز به تعیین مسئول داشته باشد.
در چنین شرایطی نگار می‌تواند این موضوع را به‌عنوان یکی از موارد پیشنهادی برای بررسی در جلسه نمایش دهد.
این قابلیت کمک می‌کند قبل از شروع جلسه، برگزارکننده دید بهتری نسبت به موضوعات مهم مجموعه داشته باشد.
پیشنهادهای مبتنی بر وضعیت واقعی کارها
یکی از ویژگی‌های قابل توجه تسکام نگار این است که پیشنهادهای جلسه صرفاً یک متن ثابت یا عمومی نیستند.
در صفحه اصلی به این موضوع اشاره شده است که پیشنهادها می‌توانند مبتنی بر وضعیت واقعی کارها باشند.
این یعنی زمانی که اطلاعات پروژه‌ها و وظایف در تسکام ثبت شده باشد، نگار می‌تواند از این اطلاعات برای آماده‌سازی بهتر جلسه استفاده کند.
برای مثال موضوعاتی مانند موارد زیر می‌توانند اهمیت پیدا کنند:
وظایف عقب‌افتاده، موانع پروژه، اقدام‌های انجام‌نشده، مسئولیت‌های نامشخص و مواردی که نیازمند تصمیم‌گیری هستند.
در نتیجه جلسه می‌تواند به‌جای گفتگوهای پراکنده، روی موضوعات مهم‌تر متمرکز شود.
حریم خصوصی
بخش دیگری که در صفحه اصلی تسکام نگار مشاهده می‌شود حریم خصوصی است.
جلسات سازمانی معمولاً حاوی اطلاعات مهم و بعضاً محرمانه هستند. به همین دلیل رعایت حریم خصوصی در ابزارهای مرتبط با جلسه اهمیت زیادی دارد.
در تسکام نگار توضیح داده شده است که داده‌های مربوط به جلسه در محدوده مجموعه و با رعایت رضایت افراد پردازش می‌شوند.
این موضوع به‌خصوص در قسمت‌هایی مانند ضبط جلسه، تبدیل گفتار و تولید صورت‌جلسه اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.
رضایت شرکت‌کنندگان
یکی از اصول مهم در تسکام نگار، دریافت رضایت شرکت‌کنندگان پیش از استفاده از قابلیت‌های مرتبط با پردازش جلسه است.
این موضوع در صفحه اصلی به‌صورت مستقیم در بخش حریم خصوصی مطرح شده و در صفحه آماده‌سازی جلسه نیز گزینه‌ای برای تأیید آن وجود دارد.
بنابراین برگزارکننده جلسه باید پیش از ورود به محیط اصلی جلسه مطمئن شود که افراد حاضر نسبت به فرآیندهای مربوط به جلسه آگاهی دارند.
بخش شفاف و امن
در پایین صفحه اصلی، کادری با عنوان شفاف و امن قرار دارد.
در این قسمت درباره نمونه صدا و روند شروع جلسه توضیح داده شده است.
براساس متن موجود در این بخش، ارائه نمونه صدا اجباری نیست و کاربر می‌تواند پس از ثبت رضایت، وارد مرحله تست میکروفون شده و برای شروع جلسه آماده شود.
وجود این توضیحات باعث می‌شود کاربر قبل از ورود به جلسه بداند چه فرآیندی در پیش خواهد داشت.
چه زمانی از تسکام نگار استفاده کنیم؟
تسکام نگار می‌تواند برای انواع مختلف جلسات مورد استفاده قرار گیرد.
برای مثال:
جلسه برنامه‌ریزی تیم
جلسه بررسی پیشرفت پروژه
جلسه بررسی مشکلات و موانع
جلسه هماهنگی بین واحدها
جلسه مدیریتی
جلسه بررسی عملکرد
جلسه با مشتری
جلسه با پیمانکار یا مشاور
جلسه تصمیم‌گیری درباره پروژه
جلسه تعیین اقدامات بعدی
در تمام این موارد می‌توان قبل از شروع جلسه اطلاعات اصلی را وارد کرد و جلسه را با ساختار مشخص‌تری برگزار کرد.
مزیت صفحه اصلی تسکام نگار
صفحه اصلی نگار به شکلی طراحی شده است که کاربر پیش از ایجاد جلسه، در مدت کوتاهی با ساختار کلی ابزار آشنا شود.
سه مفهوم اصلی در این صفحه به‌وضوح مشخص شده‌اند:
انعطاف در انتخاب افراد، استفاده از مشاور هوشمند و رعایت حریم خصوصی.
پس از آشنایی با این موارد، تنها کافی است گزینه آماده‌سازی جلسه جدید را انتخاب کنید تا وارد مرحله بعد شوید.
جمع‌بندی
صفحه اصلی تسکام نگار نقطه شروع استفاده از جلسه‌نگار و مشاور هوشمند تسکام است.
در این صفحه کاربر با امکانات اصلی نگار مانند افزودن اعضای داخلی و مهمانان، دریافت پیشنهادهای هوشمند جلسه، حریم خصوصی و روند امن ورود به جلسه آشنا می‌شود.
برای ایجاد جلسه کافی است از گزینه آماده‌سازی جلسه جدید استفاده کنید. پس از آن وارد صفحه‌ای می‌شوید که در آن می‌توان اطلاعات جلسه، شرکت‌کنندگان و تنظیمات موردنیاز پیش از ورود به استودیو را مشخص کرد.